list-ikon Visa listvy

Yrkeskartan av

Handeln kan ge dig en dynamisk karriär full av möjligheter.

Butiks­ledare
Butiks­säljare
Dataanalytiker
E-Commerce Manager
Företags­säljare
HR-specialist
Inköpare
Inköpsassistent
Kundtjänst­medarbetare
Lager­arbetare
Logistiker
Marknads­assistent
Marknadsförare
Onlinemarknadsförare
UX-designer
Verkställande direktör (VD)
Visual Merchandiser

Yrkeskartan

av karriarihandeln.se

Vad gillar du? Handeln kan ge dig en dynamisk karriär full av möjligheter.

Tryck på respektive yrke för att läsa mer.

Butiks­ledare

Klicka för att läsa mer

Butiks­säljare

Klicka för att läsa mer

Dataanalytiker

Klicka för att läsa mer

E-Commerce Manager

Klicka för att läsa mer

Företags­säljare

Klicka för att läsa mer

HR-specialist

Klicka för att läsa mer

Inköpare

Klicka för att läsa mer

Inköpsassistent

Klicka för att läsa mer

Kundtjänst­medarbetare

Klicka för att läsa mer

Lager­arbetare

Klicka för att läsa mer

Logistiker

Klicka för att läsa mer

Marknads­assistent

Klicka för att läsa mer

Marknadsförare

Klicka för att läsa mer

Onlinemarknadsförare

Klicka för att läsa mer

UX-designer

Klicka för att läsa mer

Verkställande direktör (VD)

Klicka för att läsa mer

Visual Merchandiser

Klicka för att läsa mer
close

Inköpsassistent

SSYK

  • 4115

Arbetet kan innebära uppgifter som sortimentsplanering, utskick av orderunderlag samt uppföljning och bevakning av ordrar.

En inköpsassistent är en del av ett inköpsteam där den supporterar och arbetar tillsammans med en inköpare, produktchef, kategoriansvarig eller annan inköpsansvarig i det dagliga arbetet. Arbetet innebär också andra administrativa delar där kontroll av fakturor, returer samt artikeladministration kan förekomma. Förutom de interna kontakterna i teamet, och andra funktioner på företaget, har även inköpsassistenten många externa kontakter med leverantörer och beställare. Tillsammans med övriga i teamet arbetar inköpsassistenten med att kvalitetssäkra inköp så att de sker på ett effektivt och kostnadsmedvetet sätt. Vidare säkerställs även lagerutrymme samt rätt sortiment utifrån givna riktlinjer. Stor del av arbetet utförs i affärssystem vilket ställer krav på god digital förståelse.

Läs mer

Fäll ihop

Media

Karriärvägar

En inköpsassistent har goda utvecklingsmöjligheter, t ex till:

Inköpare Logistiker

Intervju

  • Ola är inköpskoordinator på Martin & Servera och assisterar vid inköp av egna märkesvaror inom området kolonialvaror och djupfryst.
    – Det är spännande och kul att vara i utvecklingen av en ny produkt för att sedan se den på vårt lager, säger han.

    Ola har varit inköpskoordinator i ett år på restaurang- och storköksgrossisten Martin & Servera. Han jobbar direkt under inköpschefen som ansvarar för egna märkesvaror inom kolonial och djupfryst.
    – Jag ska vara chefens högra hand och är behjälplig i det mesta för att han ska kunna fatta bra beslut. Arbetsdagen är upplagd utifrån min chefs kalender och kan betyda att jag gör allt från att upprätta produktspecifikationer, följa upp och kvalitetssäkra produkter till att lansera nya egna märkesvaror, berättar han.

    Tar fram egna produkter
    Inom kolonial och djupfryst tar man fram burkar och frysta produkter som ska hålla samma kvalitet som märkesvaror, men till ett lägre pris. Vid framtagning av en ny märkesvara ser Ola till att det finns produktspecifikationer som uppfyller Martin & Serveras kriterier. Utifrån en checklista landar de slutligen i en produkt som de tycker är bra och kan stå för. De har precis tagit fram ett eget syltsortiment.
    – Att lansera en ny produkt är en ganska lång process som vanligtvis tar några månader men ibland flera år från första kontakt med producenten till att varan står på vårt lager, säger Ola.

    När produkten är framtagen görs en etikett och slutligen rullas den ut i organisationen.
    – Alla ska få vetskap om att produkten finns och få information om när och hur den ska lanseras. Det är otroligt mycket som checkas från idé till lager och det är min uppgift att gå igenom alla de punkterna.

    Utgör en servicefunktion
    Ola jobbar ofta ihop med inköpskoordinatorerna för de andra varuområdena.
    – Vi är en servicefunktion och samarbetar både högt och lågt, till exempel att registrera varucertifikat i vårt system som har närmare femtiotusen artiklar.

    I rollen som inköpskoordinator ingår även att spåra orsaken till defekta produkter.
    – En matvara är en levande produkt och därför vi har många faktorer som spelar in. Odlingsförhållanden, jäsningsprocess, tillagning, paketering, frakt och lagring är några exempel. Med hjälp av ett kontrollprogram stämmer vi då av produkten med leverantören och vad vi kommit överens om från början.

    Ett jobb med många kontakter
    Ola har jobbat i matgrossistbranschen så länge han kan minnas.
    – Jag började på lagret som liten grabb. Sedan gick jag vidare till en inköpsavdelning och jobbade med lagerpåfyllnad under många år. Jag jobbade även här på importavdelningen innan jag blev inköpskoordinator.

    Han trivs med att driva sina ärenden självständigt och att ha många kontakter utåt.
    – Det svåra är att nå ut med budskap till alla berörda i ett stort företag som Martin & Servera. I min roll är det därför viktigt att vara lyhörd, kunna ta egna initiativ och ha kraft att driva saker framåt. Och så är det självklart en stor fördel för en själv om man är matintresserad om man jobbar just här, säger han och ler.

  • Från Designtorgets kontor i Stockholm försörjer inköpsassistenten Ebba elva butiker med skandinavisk design.
    – Har inte butikerna produkter så kan vi inte sälja och det hänger på mig att de får varorna levererade. Jag känner verkligen att jag behövs här och det är väldigt roligt, säger hon.

    Designtorgets kontor ligger dolt på en innergård i en teaterlokal med fönster halvvägs till himlen. I en ljust avskalad miljö radas arbetslamporna upp runt ett litet showroom med prylar som är genomtänkta i detalj. Här jobbar Ebba som inköpsassistent tillsammans med ett tiotal kollegor och hennes ansvarsområde låter nästan som en slogan: rätt produkter på rätt plats till rätt volym.
    – Det innebär att jag beräknar hur mycket produkter som ska köpas in och lägger order utifrån det. Jag följer sedan hela orderprocessen och ser till att varorna kommer ut i butik och hamnar på rätt ställe.

    Inköpsassistentens viktigaste uppgift
    Det är inköparna på huvudkontoret som bestämmer varje butiks sortiment och inköpen går oftast via Designtorgets centrallager. Inköpen görs utifrån deras sortimentstrategi och volymen beräknas med hänsyn till tidigare försäljning men också efter hur många varor som behövs för att det ska se bra ut i butikshyllorna.

    Varje produkt läggs in i ett affärssystem och därefter gör Ebba en prognos över hur mycket varje butik beräknas sälja under en vecka eller månad. Prognoserna justerar hon löpande för de bestämmer exakt vilka och hur många produkter varje enskild butik ska få levererade.
    – Utmaningen är att hålla balansen och se till att vi inte köper på oss för mycket i lager men också att butikerna har tillräckligt mycket att sälja och inte går torrt. Att balansera det är min viktigaste uppgift som inköpsassistent.

    I jobbet som inköpsassistent ingår kontakt med ett hundratal leverantörer, dels vid orderhantering och leveranser, dels vid prisjusteringar och uppföljning med försäljningsstatistik. Hon är även support mot butikerna.

    Inköparutbildning med mycket praktik
    Ebba har gått en inköpsutbildning på Stockholms Internationella Handelsskola. I utbildningen ingick trettio veckors yrkespraktik då hon fick prova att jobba på olika inköpsavdelningar.
    – Jag har alltid gillat att jobba med siffror men ville också jobba kreativt. Jag har varit butikssäljare tidigare och kände därför till branschen. Inköpsutbildningen visade sig vara helt rätt för mig.

    Sista praktiken gjorde hon på det internationella kosmetikföretaget Oriflame. Det ledde till ett vikariat och när det tog slut fick hon jobb på Designtorget som hade en annons ute. Det är drygt ett år sedan nu.
    – Jag har ett stort intresse av inredning och det kändes spännande att komma till ett mindre svenskt företag även om jag också trivdes väldigt bra att jobba internationellt och lite mer strategiskt.

    Inköpsassistent på ett litet företag
    Ebba tycker det är stor skillnad mellan företagen.
    – På ett större företag är rollen tydligare men mer begränsad. Det lilla företaget med få anställda på många butiker, produkter och leverantörer skapar mycket jobb, ett högt tempo och varierande arbetsuppgifter.

    Hon får vara med i produktutvecklingen och ta fram nya produkter, ha diskussioner med leverantörer men också jobba administrativt och med siffror.
    – Det svåra är prioritera sin tid så gäller det att man lägger fokus på rätt saker. Och vad som är viktigt kan förändras ganska snabbt från ena dagen till den andra. Samtidigt är det så kul att få vara delaktig i många processer och beslut.

Utbildningsvägar

  • Inom handeln är det vanligt att företag har egna utbildningar eller hyr in andra företag för att utbilda sin personal. Om du inte har gått en utbildning som är inriktad handeln, kan du då komplettera din kompetens så att du får den kompetens som behövs.

  • Mycket av det som en inköpsassistent behöver kunna går att lära sig genom att arbeta i handeln. Arbete på andra positioner inom handeln är meriterande.

Kompetensprofil

Förutom kunskap om det logistiska flödet ska en inköpsassistent ha en god administrativ förmåga, vara kommunikativ, serviceinriktad, organiserad, lösningsorienterad samt ha en god samarbetsförmåga och en god digital förståelse.
  • Att vara administrativ innebär en förmåga att kunna hantera och strukturera olika typer av information. Administration sker främst digitalt, vilket ställer krav på en god digital förståelse.

  • Datorn är ett viktigt arbetsverktyg, vilket ställer höga krav på god datorvana, förståelse för olika affärssystem samt en digital kunskap.

  • En god kommunikationsförmåga innebär att kunna kommunicera på ett tydligt sätt både internt och externt. Det är viktigt att kunna anpassa sin kommunikation efter person och situation.

  • Att vara serviceinriktad innefattar att vara lyhörd inför gruppen och dess behov samt hantera de uppgifter som krävs för att få gruppen att uppnå sina mål.

  • Att vara organiserad innebär att vara duktig på att strukturera sitt arbete utifrån arbetsbelastning.

  • En god samarbetsförmåga handlar om att vara en del av ett team och på ett engagerat sätt arbeta tillsammans med gruppen mot de gemensamma målen.

  • En inköpsassistent ställs ofta inför komplexa frågeställningar vilket ställer krav på att vara lösningsorienterad. Detta innebär att hitta lösningar som inte alltid är självklara samt drivas av att presentera förslag istället för problem.